Fattura elettronica – la guida pratica

In questo articolo andiamo ad analizzare la guida pratica per adempiere agli obblighi di invio e ricezione della fattura elettronica attraverso il semplice applicativo che lo studio mette a disposizione di tutti i clienti.

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La prima cosa per tutti i clienti dello studio, ma anche per chi non lo è e vuole avvalersi di questo semplicissimo sistema, è di concordare insieme al Dr. Vasapollo il numero orientativo di fatture elettroniche che nell’anno si intende lavorare.

Ricordiamo che concorrono alla formazione del bundle sia le fatture emesse che quelle ricevute.

Una volta effettuato il pagamento, si riceverà in email una delega che dovrà essere compilata, firmata ed inviata tramite la propria PEC. Nell’email si riceverà anche il “codice univoco” (Codice destinatario SDI) che poi dovrà essere comunicato a tutti i fornitori dai quali il cliente riceverà le fatture.

Completata la procedura, lo studio invierà il link web con login e password che verranno utilizzate per la fatturazione elettronica.

Fattura Self – Login

L’Azienda accede a Fattura Self tramite una connessione ad internet, indicando le credenziali d’accesso fornite dallo studio ed è subito in grado di emettere e ricevere i documenti elettronici, senza doversi preoccupare di altro.

Al primo accesso, se attivata la privacy, verrà richiesta obbligatoriamente la modifica password.

Alla conferma, la procedura verifica la presenza di nuove fatture inviate dai propri fornitori e le riporta in elenco insieme alle fatture precedentemente emesse. I documenti vengono ordinati per data documento ed è possibile effettuare un filtro che ricerca in tutti i campi.

Per inserire nuovi documenti occorre cliccare con il mouse sul pulsante Nuovo documento posizionato in basso a destra.

Per spostarsi all’interno del documento utilizzare il comando tab di tastiera o il mouse. Il documento presenta tre sezioni distinte: Testata, Righe, Piede.

Creazione Fattura Elettronica – La Testata

Nei campi di testata è necessario indicare il tipo documento (fattura o nota di credito), la data e il cliente. Nel campo Cliente è attiva l’icona che apre una videata in cui è possibile ricercare e selezionare l’anagrafica di interesse, fra quelle già esistenti in rubrica oppure di crearne una nuova tramite relativo pulsante.

La creazione di un nuovo cliente può essere effettuata anche cliccando sul pulsante Inserimento/variazione cliente posto in basso a sinistra nel documento. Se si digita un nominativo nel campo Cliente a cui la procedura non trova corrispondenza, viene avviata la richiesta di creazione nuova anagrafica.

Se il cliente è un ente pubblico il Tipo fattura elettronica viene automaticamente impostato a “Fattura PA”; nel campo Codice univoco ufficio PA è necessario indicare il codice ufficio identificativo dell’ente. NOTA BENE: In caso di fatturazione PA sarà necessaria una estensione particolare dell’installazione, si raccomanda di contattare lo studio per i chiarimenti.

Se il cliente non è ente pubblico il Tipo fattura elettronica viene impostato a “Fattura B2B”. Se precedentemente comunicati, si possono indicare l’indirizzo email PEC e/o il Codice destinatario SDI a cui il cliente vuole ricevere le fatture.

Il pulsante Riferimenti, sempre in alto a destra, consente di indicare eventuali dati richiesti dall’intestatario, come CIG e CUP o i riferimenti del documento.

Creazione Fattura Elettronica – Sezione Righe

Compilati i dati di testata, si passa alla sezione Righe, tramite un tab o cliccando sul campo Descrizione.

Il pulsante Ins. riga articolo, posizionato in basso a destra, consente di ricercare fra anagrafiche articolo esistenti oppure di crearne una nuova tramite relativo pulsante.

—Attenzione— L’inserimento delle anagrafiche articoli (merci o servizi) NON è assolutamente obbligatorio. I clienti che volessero avvalersi di compilare manualmente la fattura lo possono fare sempre!

Se si digita una descrizione a cui non viene rilevata una corrispondenza, la procedura avvia la richiesta di creazione nuova anagrafica. In ogni caso la creazione ed eventuale variazione di una anagrafica può essere effettuata cliccando sul pulsante“Inserimento/variazione articolo” posizionato in basso a sinistra.

Richiamato l’articolo, si immette la quantità, il prezzo (se non indicato in anagrafica articolo) ed eventualmente lo sconto.

Il pulsante Ins. riga nota, posizionato in basso a destra, permette di inserire delle descrizioni libere da riportare nel documento.

—Attenzione— Questo campo, inserimento note, può essere maggiormente rilevante per le aziende che volessero utilizzare uno spazio notevole per la descrizione del proprio servizio o delle merci vendute.

In alto a destra, il pulsante Spese accessorie consente di aggiungere spese banca e/o spese di trasporto con le relative aliquote iva, che verranno conteggiate nei totali.

Creazione Fattura Elettronica – Sezione Footer

Sottosezione “Trasporto”

In questa sezione si ha la possibilità di indicare eventuali informazioni relative al trasporto delle merci (indirizzo, vettore, aspetto esteriore dei beni, ecc.).

Sottosezione “Totali”
Il campo Pagamento permette di selezionare tra le modalità di pagamento gestite, quella che si intende utilizzare per il documento.
Il pulsante Rate, posizionato a destra, apre una videata in cui indicare manualmente le diverse scadenze di pagamento.

Se dal piede del documento si richiama una specifica modalità di pagamento, la videata delle rate viene automaticamente compilata con le scadenze previste dal metodo di pagamento scelto.

Nel piede del documento, il campo Pagato consente di inserire l’eventuale importo già ricevuto in contanti.

Nel campo Abbuono è possibile inserire l’importo che si intende abbuonare. In tale campo confluiscono ancheabbuoni/arrotondamenti eventualmente impostati nel metodo di pagamento memorizzato nell’installazione Passcom delCommercialista.

Il pulsante Dettaglio totali, invece, mostra un riepilogo di tutti i valori che hanno concorso al calcolo del totale del documento (riporta anche i valori relativi a ritenuta d’acconto, cassa previdenza, iva split payment, ecc.).

Conferma Documento

La conferma del documento avviene cliccando sul pulsante OK posizionato in basso a destra.

La trasmissione del documento al Sistema di Interscambio (SDI) avviene contestualmente alla conferma.

Una volta confermato il documento, l’utente visualizza nuovamente la lista dei documenti aggiornata all’ultimo documento emesso.

Il pulsante Duplica documento consente di generare un nuovo documento partendo da quello in cui è posizionata la barra di selezione.

Visualizza documento permette di visualizzare il documento tramite Internet Explorer.

Aggiorna elenco interroga nuovamente l’applicativo per effettuare il download di eventuali nuove fatture ricevute, nonché per aggiornare lo stato delle fatture emesse in presenza di notifiche da parte del SDI. In questo caso la fattura passerà dallo stato Trasmesso a Consegnato, piuttosto che Scartato o Mancata consegna, ecc.

Il pulsante Visualizza ricevuta mostrerà l’eventuale notifica associata alla fattura.


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